Facturation : nouvelles obligations légales

Un nouvel article (286 3e bis° du code général des impôts, impose depuis le 1er janvier 2018 à tous les professionnels assujettis à la TVA d’utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données. Ces conditions doivent être attestées par un certificat sous peine d’amende en cas de contrôle. Cette mesure vise à faciliter le contrôle de l’administration fiscale.

Qui est concerné ?
Tous les assujettis à la TVA qui enregistrent eux-mêmes les règlements de leurs clients qui ne sont pas assujettis à la TVA (particuliers).
Ne sont pas concernés les auto-entrepreneurs, les assujettis relevant de la franchise en base ou ceux exonérés de la TVA.

Quelles sont les obligations ?
Toute vente supérieure à 76 euros TTC faite à un particulier doit faire l’objet d’une facture sur un logiciel conforme (pas d’utilisation de fichiers word ou excell).
Les règlements doivent être saisis soit au moyen d’un logiciel de comptabilité, soit au moyen d’un logiciel de gestion commerciale, soit au moyen d’un système de caisse.
Ces logiciels doivent répondre aux conditions suivantes : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage des données. En cas de contrôle, l’assujetti doit fournir un certificat du logiciel dans les 30 jours sous peine d’amende de 7500 euros par logiciel.
Si le logiciel est conçu en interne, il devra être validé et certifié.

Et si je ne dispose pas de caisse enregistreuse ?
Un brouillard* de caisse papier peut être utilisé. Il peut être en version papier. Il doit prendre en compte tous les encaissements et décaissements en détail avec solde. Il doit également retracer les dépenses et recettes jour par jour sans blanc ni ratures. La totalité des recettes de la journée quel que soit le mode d’encaissement doit y figurer.
Le producteur doit avant tout s’assurer de la cohérence des mouvements de caisse notamment des reports des totaux journaliers et contrôle chaque jour le solde de caisse.
Attention cependant, il faut conserver le brouillard de caisse papier pour conserver le détail de la journée. Le cahier de caisse doit avoir des pages numérotées.
Il faudra obligatoirement faire une facture pour le client si le montant de la vente est supérieur à 76 euros TTC (il faudra dans ce cas obligatoirement faire une facture sur un logiciel conforme ou sur un facturier papier avec une numérotation papier).
Les brouillards de caisse devront être conservés pendant six ans.

J’ai déjà une caisse enregistreuse ou j’ai prévu d’en acquérir une
La caisse enregistreuse devra répondre aux nouvelles obligations : caisse attestée ou certifiée par un organisme agrée.
Attention les caisses types exotiques, n’émanant pas d’éditeurs reconnus et ne répondant pas aux nouvelles obligations devront être mises au rebut.
Les opérations pourront alors être enregistrées en comptabilité au mois (tolérance). Il faudra alors conserver le justificatif détaillé de la caisse enregistreuse.
Le producteur devra conserver les tickets journaliers pendant 6 ans.

*Que ce soit pour les marchés ou pour les ventes directes, le brouillard de caisse est obligatoire. Il peut prendre deux formes soit papier soit informatique avec un logiciel de caisse.

Source Cerffrance